Informativa sulla privacy

1. Chi è il titolare

Locatio è gestita da Evolution Legacy SRLS (di seguito “noi”), P.IVA IT17441481003, sede: vicolo del Gallo 3, 00049 Velletri (RM). Per qualsiasi domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a:

admin@evolutionlegacy.it

Questa informativa vale per l’app Locatio su iPhone, iPad e Android e per l’app web locatio.expo.app (art. 13 del Regolamento UE 2016/679, “Regolamento”).

2. Due ruoli diversi

Il titolare è chi decide perché e come trattare i dati. In Locatio ci sono due casi:

• Il tuo account e l’uso dell’app (email, accessi, preferenze): il titolare siamo noi.
• I dati del patrimonio che il proprietario inserisce o fa inserire (immobili, intestatari, contratti, conduttori e garanti, commercialisti, fornitori, incassi, ricevute, spese, scadenze e allegati): il titolare è il proprietario, o sono i proprietari, del patrimonio. Noi li trattiamo solo per suo conto, come responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento), per fornirgli il servizio, e non li usiamo per nessun altro scopo.

Chi inserisce in Locatio dati di altre persone (comproprietari, inquilini, garanti, fornitori) deve poterlo fare e deve informarle, come farebbe con un archivio di carta o un foglio di calcolo. Per le richieste su questi dati rivolgiti al proprietario; se scrivi a noi, lo avvisiamo e lo aiutiamo a risponderti.

3. Quali dati

Account e sicurezza

• l’indirizzo email con cui accedi; per entrare ricevi un codice monouso via email: non usiamo password;
• un identificativo interno dell’utente, i patrimoni a cui hai accesso e il tuo ruolo (proprietario, commercialista o inquilino);
• data e ora degli accessi e dati tecnici della connessione (indirizzo IP, tipo di browser o dispositivo), registrati per la sicurezza;
• le preferenze di notifiche ed email; per gli inquilini, la versione dell’informativa letta;
• se attivi le notifiche sul telefono, il codice di notifica del dispositivo (assegnato da Apple o Google tramite Expo), il tipo di telefono e il nome del dispositivo, per mandarti avvisi su scadenze, rate e riepilogo del lunedì;
• il registro delle modifiche: per ogni modifica ai dati di un patrimonio, chi l’ha fatta, quando, e i valori prima e dopo.

Dati del patrimonio (per conto del proprietario)

• immobili: indirizzo, dati catastali, rendita, APE, costi e valore stimato;
• intestatari, persone o società: nome o ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, data e luogo di nascita, indirizzo, email, telefono, IBAN, quote di proprietà e dati fiscali (scaglione IRPEF, addizionali, regime);
• contratti, conduttori e garanti con i loro recapiti, rate, incassi, ricevute, solleciti e diffide, spese con le foto e i PDF allegati, scadenze, fornitori, inviti a commercialisti e inquilini.

Archivio dei documenti (per conto del proprietario)

• i file caricati (PDF e foto: contratti firmati, APE, visure, polizze, certificazioni degli impianti, F24, ricevute di registrazione, bollette, verbali) e i loro dati descrittivi: titolo, categoria, data, scadenza, note, immobile, contratto o intestatario a cui sono legati, se sono condivisi con gli inquilini e da quando.
• I documenti contengono spesso dati di altre persone (inquilini, comproprietari, garanti): il proprietario li carica come titolare e deve averle informate.

Uso dell’intelligenza artificiale (solo se attivo e accettato)

• il consenso all’uso dell’intelligenza artificiale, con la data e la versione del testo accettato;
• i dati letti da un documento (la “bozza” da controllare), salvati con il documento finché non li elimini;
• un registro dell’uso: quante letture e quante domande, quando, da chi, con quale modello, quanti dati elaborati (token) e il costo stimato, più l’eventuale segnalazione di una risposta. Non salviamo il testo delle domande né delle risposte, né nel database né nei registri tecnici.

Area inquilini

• segnalazioni di pagamento con le prove (foto o PDF), guasti con descrizione, foto e commenti.

Le foto caricate dall’area inquilini e nell’archivio dei documenti vengono ricodificate senza i dati nascosti, come la posizione. Gli allegati delle spese e i PDF vengono salvati come li carichi.

Locatio non usa la tua posizione, la rubrica né il microfono. Fotocamera e foto servono solo quando scegli di allegare un documento.

4. Per cosa li usiamo e su quale base

Creare e gestire l’account, farti accedere con il codice via email

Esecuzione del contratto di servizio (art. 6, par. 1, lett. b del Regolamento).

Farti usare le funzioni dell’app: archivio, calcoli, ricevute, scadenze, esportazioni, inviti, area inquilini

Esecuzione del contratto (lett. b); per i dati del patrimonio, le istruzioni del proprietario (art. 28).

Lettura dei documenti e risposte alle domande con l’intelligenza artificiale, solo quando le chiedi tu

Esecuzione del contratto (lett. b); per i dati del patrimonio, le istruzioni del proprietario (art. 28). Prima del primo invio l’app chiede il tuo consenso esplicito, come chiedono gli store (Apple e Google); puoi revocarlo in Altro → Locatio AI.

Email di servizio: codici di accesso, avvisi al proprietario per nuove segnalazioni e nuovi guasti, promemoria delle rate, ricevute e aggiornamenti per gli inquilini

Esecuzione del contratto (lett. b). Puoi spegnere le email che non servono all’accesso nelle impostazioni delle notifiche.

Statistiche di consegna, apertura e clic delle email

Legittimo interesse a sapere se le email arrivano (lett. f): nostro per le email del tuo account, dei locatori per le email dell’area inquilini. Le statistiche restano nel nostro conto Brevo: i proprietari non le vedono. Puoi opporti scrivendoci o bloccare le immagini nel tuo programma di posta.

Sicurezza: registro degli accessi e delle modifiche, prevenzione di abusi

Legittimo interesse a proteggere il servizio e i dati (lett. f).

Rispondere alle richieste di assistenza

Esecuzione del contratto (lett. b).

Rispettare obblighi di legge e richieste delle autorità

Obbligo legale (lett. c).

5. Cosa non facciamo

• Nessuna pubblicità, né nell’app né nelle email.
• Nessun tracciamento: non colleghiamo i tuoi dati a quelli di altre app o siti e non li passiamo a intermediari di dati.
• Nessuno strumento di statistica sull’uso dell’app e nessun servizio esterno di raccolta degli errori.
• Nessuna vendita o cessione dei dati, nessuna profilazione, nessun marketing.
• Nessun addestramento di modelli di intelligenza artificiale con i tuoi dati, né da parte nostra né da parte di Anthropic.
• Nessuna decisione automatica (art. 22 del Regolamento): l’intelligenza artificiale prepara solo bozze e risposte, che controlli tu; nulla viene salvato nei tuoi dati senza la tua conferma nei moduli dell’app.
• App web: nessun cookie di profilazione o di terze parti. Il browser conserva solo la sessione di accesso e alcune preferenze (memoria locale), indispensabili per far funzionare l’app.

6. Chi vede i dati

• Le persone del patrimonio: gli altri proprietari; il commercialista, se invitato, in sola lettura (può solo indicare i dati fiscali degli intestatari e segnare la dichiarazione presentata) e, se il proprietario lo sceglie, solo per alcuni intestatari; ogni inquilino invitato, solo per il suo contratto e senza note interne, dati fiscali o recapiti di altri.
• I nostri fornitori, come responsabili del trattamento:
  • Supabase: database, accesso e file, su server in Irlanda (UE);
  • Brevo (Francia, UE): invio delle email di servizio, compresi i codici di accesso. Brevo registra la consegna e, a fini statistici, l’apertura delle email e i clic sui link, con data, indirizzo IP e tipo di dispositivo;
  • Expo (Stati Uniti): ospita l’app web e distribuisce gli aggiornamenti dell’app su iPhone, iPad e Android; tratta i dati tecnici delle richieste (indirizzo IP, tipo di dispositivo, versione dell’app);
  • Anthropic PBC (Stati Uniti), solo se usi la lettura dei documenti o le domande con l’intelligenza artificiale: riceve il documento che scegli di far leggere, oppure la domanda con i dati del patrimonio che servono a rispondere (mai codici fiscali, partite IVA, IBAN, email, telefoni, indirizzi o date di nascita delle persone, note interne o contenuti dei documenti). I dati sono elaborati negli Stati Uniti, con l’accordo sul trattamento dei dati di Anthropic e le clausole contrattuali tipo; secondo le sue condizioni commerciali Anthropic non li usa per addestrare i modelli e li cancella entro 30 giorni, salvo i casi previsti (contenuti segnalati dai suoi controlli di sicurezza, obblighi di legge).
• Apple distribuisce l’app tramite App Store e TestFlight. Per i dati che raccoglie (ID Apple, download, rapporti sugli arresti anomali se scegli di condividerli con gli sviluppatori) Apple è titolare autonomo, secondo la propria informativa. A noi arrivano solo statistiche aggregate e, se lo hai permesso nelle impostazioni del dispositivo, quei rapporti.
• Google distribuisce l’app per Android tramite Google Play. Per i dati che raccoglie (account Google, download, rapporti sugli arresti anomali e sulle prestazioni di Android vitals) Google è titolare autonomo, secondo la propria informativa. A noi arrivano solo statistiche aggregate e quei rapporti tecnici.
• Autorità, solo quando la legge lo impone.

Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti: gli eventuali trasferimenti di dati fuori dall’Unione Europea avvengono con le garanzie previste dal capo V del Regolamento, come le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

7. Area inquilini

Per i dati degli inquilini i titolari sono i locatori del contratto. L’area inquilini ha una sua informativa, che l’inquilino legge prima di accettare l’invito e ritrova nell’app in Profilo → Informativa sulla privacy, con il nome del referente indicato dal proprietario.

I file caricati nell’area inquilini si cancellano in automatico ogni notte:

• prove di una segnalazione di pagamento rifiutata o ritirata: 90 giorni dopo la decisione;
• prove di una segnalazione confermata: 12 mesi dopo la conferma;
• prove di una segnalazione mai decisa: 12 mesi dopo l’invio;
• foto e documenti dei guasti: 24 mesi dopo la chiusura o, se il guasto non viene chiuso, dopo l’ultima novità.

I testi di segnalazioni e guasti, i pagamenti e le ricevute restano con gli altri dati del contratto, anche per gli obblighi di legge. L’inquilino può revocare il proprio accesso dal Profilo in ogni momento.

Documenti condivisi: il proprietario può rendere visibili agli inquilini documenti di un contratto o dell’immobile del contratto (per esempio il contratto firmato, l’APE, il regolamento condominiale). Li vedono e li scaricano, con link temporanei, i conduttori attuali del contratto; chi subentra vede solo quelli condivisi dopo il suo ingresso. I documenti di un intestatario non si condividono mai. Quando il proprietario toglie la condivisione o elimina il documento, gli inquilini non lo vedono più.

8. Per quanto tempo

• Account: finché non lo cancelli.
• Dati del patrimonio e registro delle modifiche: finché il proprietario li tiene in Locatio o cancella l’account.
• Inviti: il link vale 14 giorni e una sola volta.
• File dell’area inquilini: i tempi del punto 7.
• Documenti dell’archivio: finché il proprietario li tiene, anche dopo la fine del contratto (possono servire per obblighi fiscali), o cancella l’account; non li cancelliamo in automatico. Un documento eliminato sparisce dall’app subito e il file viene tolto entro la notte.
• Dati letti dall’intelligenza artificiale: con il documento, finché non elimini la lettura o il documento.
• Registro dell’uso dell’intelligenza artificiale: 24 mesi. Conversazioni con l’assistente: non le conserviamo; restano solo nella memoria dell’app finché la tieni aperta. Presso Anthropic: al più 30 giorni, salvo le eccezioni del punto 6.
• Consenso all’intelligenza artificiale: finché non lo revochi o cancelli l’account.
• Registro delle email e delle notifiche: 90 giorni.
• Codice di notifica del dispositivo: finché le notifiche restano attive su quel telefono; lo togliamo quando esci dall’app su quel telefono o cancelli l’account.

9. I tuoi diritti

Puoi chiederci l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, l’opposizione (per esempio alle statistiche delle email) e la portabilità. Ti rispondiamo entro un mese.

Per la portabilità c’è già l’esportazione completa: in Altro → Esporta i dati scarichi tutti i dati del patrimonio in un archivio ZIP, con un file CSV per tabella (anche i documenti, le loro letture e il registro dell’uso dell’intelligenza artificiale) e, se vuoi, gli allegati e i file dei documenti. È sempre gratuita.

Puoi anche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Cancellare l’account

Puoi cancellare l’account direttamente dall’app, in ogni momento:

• proprietari e commercialisti: Altro → Elimina il mio account;
• inquilini: Profilo → Elimina il mio account.

Prima, se ti servono, esporta i tuoi dati (Altro → Esporta i dati): la cancellazione è definitiva e non si può annullare.

Cosa succede: cancelliamo il tuo account (email, accessi, preferenze di notifiche ed email) e i patrimoni di cui sei l’unico proprietario, con tutti i loro dati, gli allegati, i documenti dell’archivio con le loro letture, il registro dell’uso dell’intelligenza artificiale e il registro delle modifiche; il tuo consenso all’intelligenza artificiale sparisce con l’account. Dai patrimoni con altri proprietari togliamo solo il tuo accesso: i dati restano a loro. Se sei un commercialista togliamo il tuo accesso ai patrimoni a cui eri invitato. Se sei un inquilino togliamo il tuo accesso; i dati del contratto restano ai locatori, che ne sono i titolari.

In alternativa scrivi a admin@evolutionlegacy.it dall’indirizzo con cui accedi e chiedi la cancellazione: facciamo la stessa cosa e te la confermiamo per email, entro un mese dalla richiesta.

11. Sicurezza

• connessioni sempre cifrate (HTTPS);
• accesso con codice monouso via email, senza password da custodire;
• ogni patrimonio è separato dagli altri nel database: ciascuno vede solo ciò a cui è stato invitato;
• file privati, aperti solo con link temporanei;
• registro delle modifiche per ricostruire chi ha fatto cosa;
• Sul telefono l’app conserva una copia dei dati che hai già visto per usarli senza connessione; viene cancellata quando esci o elimini l’account. Gli incassi registrati senza connessione restano sul telefono finché non vengono inviati, anche se esci; si cancellano se elimini l’account.

12. Altre informazioni

Locatio è pensata per persone maggiorenni.

Se cambiamo questa informativa pubblichiamo qui la nuova versione con la data di aggiornamento; per i cambiamenti importanti ti avvisiamo nell’app o per email.